E-Mail Archivierung

Unsere intelligente, rechtssichere E-Mail-Archivierung.

E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Dies ist in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, genau festgelegt. Ein Ausdruck oder die einfache Ablage in Deinem Outlook-Archiv reichen dafür nicht aus, weil E-Mails dort jederzeit gelöscht oder verändert werden könnten. Zusätzlich ist es ohne ein Archivierungssystem unmöglich, alle E-Mails des Unternehmens zu durchsuchen, weil sich die E-Mails verstreut in den Postfächern Deiner Mitarbeiter befinden.

Wie realisierst Du diese Archivierungspflicht nach den Bestimmungen der GoBD?
Wusstest Du, dass alle E-Mails Deines Unternehmens veränderungssicher für bis zu 10 Jahre archiviert werden müssen?
Wie leicht ist es Dir möglich, sämtliche E-Mail-Kommunikation nachzuvollziehen?

Gesetzeskonform archivieren – und schneller finden

Mit unserer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung werden von Deinen E-Mails vollautomatisch Kopien erstellt und veränderungssicher archiviert, sodass Du die GoBD-Bedingungen erfüllen kannst. Zusätzlich wird auch Dein Arbeitskomfort erheblich gesteigert: Mit den intelligenten Suchfunktionen kannst Du im Archiv z. B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Deines Unternehmens mit einem Kunden nachvollziehen. Auch nach einzelnen Begriffen kann schnell gesucht werden. Diese Suche ist z. B. auch über einen gesicherten Zugang mit einem Webbrowser oder direkt aus Deinem Outlook möglich.

Unser faires Preismodell

Dein IT-Dienstleister liefert Dir eine E-Mail-Archivierungs-Komplettlösung für Dein Unternehmen.

E-Mail-Archivierung lokal bei Dir – je 5 User 295,00 € jährl.

Bestehend aus einem separaten Server, E-Mail-Archivierungssoftware, Einrichtung, separater Datensicherung mit Überwachung sowie einem Service- und Garantiepaket.

E-Mail-Archivierung in der sicheren Cloud – ab 1 User 9,90 € mtl.

E-Mail-Archivierungssoftware, Einrichtung, separate Datensicherung mit Überwachung sowie ein Service- und Garantiepaket.

Die Mindestlaufzeit für alle Pakete beträgt 36 Monate. Beträge werden vorschüssig monatsweise fällig und per SEPA-Lastschrift eingezogen. Zzgl. evtl. einmaliger Anfahrtskosten. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der gesetzlichen MwSt.

Häufige Fragen

Reicht es nicht, E-Mails einfach im Outlook-Archiv abzulegen?

Nein, das reicht für die GoBD nicht aus, weil E-Mails dort jederzeit gelöscht oder verändert werden könnten. Unsere gesetzeskonforme Archivierung erstellt vollautomatisch Kopien Deiner E-Mails und legt sie veränderungssicher ab.

Wie lange müssen unsere E-Mails eigentlich aufbewahrt werden?

Nach den GoBD müssen alle E-Mails Deines Unternehmens veränderungssicher für bis zu 10 Jahre archiviert werden. Unsere Lösung übernimmt das vollautomatisch, ohne dass Du Dich selbst darum kümmern musst.

Wie schnell finden wir eine bestimmte E-Mail oder die komplette Kommunikation mit einem Kunden wieder?

Mit den intelligenten Suchfunktionen im Archiv kannst Du z. B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Deines Unternehmens mit einem Kunden nachvollziehen oder gezielt nach einzelnen Begriffen suchen – bequem über Outlook, Webbrowser oder einen gesicherten Zugang.

Können wir steuern, wer welche archivierten E-Mails einsehen darf?

Ja, die Lösung bietet volle Zugriffskontrolle und Rechtesteuerung, sodass genau festgelegt werden kann, wer welche Mails einsehen darf.

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